Wpis najmu okazjonalnego do księgi wieczystej

Wynajmujesz mieszkanie na podstawie umowy najmu okazjonalnego i chcesz mieć pewność, że zmiana właściciela nie pozbawi Cię dachu nad głową? Albo jesteś właścicielem i zastanawiasz się, czy wpis najmu okazjonalnego do księgi wieczystej to konieczność, czy zbędna komplikacja? Odpowiedź zależy od tego, jak bardzo zależy Ci na bezpieczeństwie — zarówno Twoim, jak i najemcy.

W tym artykule dowiesz się, jak krok po kroku wpisać prawo najmu okazjonalnego do działu III księgi wieczystej, jakie dokumenty przygotować, ile to kosztuje i co daje w praktyce.

W skrócie:

Prawo najmu okazjonalnego można wpisać do działu III księgi wieczystej na podstawie art. 16 ust. 2 pkt 1 ustawy o księgach wieczystych i hipotece

Do wpisu potrzebujesz oświadczenia właściciela z podpisem notarialnie poświadczonym i formularza KW-WPIS

Opłata sądowa za wpis wynosi 150 zł, a za wykreślenie po wygaśnięciu umowy — 75 zł

Wpis chroni najemcę przed wypowiedzeniem umowy przez nowego właściciela nieruchomości

Wniosek składasz papierowo w sądzie rejonowym lub przez notariusza elektronicznie

Czym jest najem okazjonalny i dlaczego warto go ujawnić w KW

Najem okazjonalny to szczególna forma najmu lokalu mieszkalnego, uregulowana w art. 19a ustawy o ochronie praw lokatorów. Może ją zawrzeć wyłącznie właściciel będący osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Umowę zawiera się na czas oznaczony, maksymalnie na 10 lat.

Główna zaleta dla właściciela? Uproszczona procedura eksmisyjna. Najemca składa u notariusza oświadczenie o poddaniu się egzekucji (art. 777 § 1 pkt 4 KPC), w którym zobowiązuje się opróżnić lokal po wygaśnięciu umowy. Dzięki temu nie stosuje się przepisów o lokalu socjalnym, pomieszczeniu tymczasowym ani o okresie ochronnym od 1 listopada do 31 marca.

Sam wpis najmu do księgi wieczystej nie jest obowiązkowy — umowa działa bez niego. Ale jeśli zależy Ci na ochronie przed zmianą właściciela (sprzedaż, licytacja komornicza, darowizna), ujawnienie w dziale III księgi wieczystej sprawia, że Twoje prawo staje się skuteczne wobec każdego kolejnego nabywcy nieruchomości.

Jakie dokumenty są potrzebne do wpisu najmu okazjonalnego

Zanim złożysz wniosek w sądzie, przygotuj komplet dokumentów. Sąd wieczystoksięgowy bada wyłącznie formę i treść załączników — nie rozpatruje, czy umowa jest „dobra" czy „słuszna".

Obowiązkowe dokumenty:

Umowa najmu okazjonalnego w formie pisemnej (art. 19a ust. 6 ustawy o ochronie praw lokatorów)
Oświadczenie właściciela o zgodzie na wpis prawa najmu do działu III księgi wieczystej — z podpisem notarialnie poświadczonym (art. 31 w zw. z art. 32 ust. 2 u.k.w.h.)
Formularz KW-WPIS — prawidłowo wypełniony, drukowany dwustronnie
Dowód uiszczenia opłaty sądowej — 150 zł

Uwaga: Samo oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji (akt notarialny z art. 777 KPC) nie wystarczy do wpisu. Sąd wymaga odrębnej zgody właściciela na ujawnienie prawa najmu — to dwa różne dokumenty.

Masz dwie ścieżki dokumentacyjne:

Cała umowa u notariusza — notariusz poświadcza podpisy obu stron, a podczas tej samej wizyty najemca składa oświadczenie o poddaniu się egzekucji. Wygodne i bezpieczne.
Umowa w formie pisemnej + odrębne oświadczenie — jeśli umowę podpisaliście bez notariusza, właściciel musi oddzielnie udać się do kancelarii notarialnej i złożyć oświadczenie o zgodzie na wpis, z poświadczeniem podpisu.

Wpis najmu okazjonalnego do księgi wieczystej krok po kroku

Krok 1. Podpisz umowę i zbierz załączniki notarialne

Zawrzyj umowę najmu okazjonalnego w formie pisemnej. Jednocześnie najemca musi złożyć u notariusza:

oświadczenie o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia lokalu (art. 19a ust. 2 pkt 1 ustawy o ochronie praw lokatorów)
wskazanie innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać
oświadczenie właściciela tego lokalu o zgodzie na zamieszkanie najemcy

Koszt aktu notarialnego z oświadczeniem o poddaniu się egzekucji to maksymalnie 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę (ok. 480 zł netto w 2026 r.) plus 23% VAT i koszt wypisów (ok. 6 zł/str. + VAT).

Krok 2. Zgłoś umowę do urzędu skarbowego

W ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu zgłoś umowę naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na Twoje miejsce zamieszkania (art. 19b ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów). Zgłoszenia dokonasz elektronicznie przez platformę e-Urząd Skarbowy.

Zachowaj Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) — to jedyny dowód, że dopełniłeś formalności w terminie.

Uwaga: Brak zgłoszenia w terminie 14 dni to błąd nieodwracalny. Umowa traci status „okazjonalnej" i staje się zwykłym najmem ze wszystkimi konsekwencjami — ochroną lokatorską, prawem do lokalu socjalnego i okresem ochronnym zimowym. A jeśli wcześniej wpisałeś ją do księgi wieczystej, ujawniony zostanie w rzeczywistości zwykły najem, nie okazjonalny.

Krok 3. Uzyskaj oświadczenie właściciela z poświadczonym podpisem

Jeśli umowa nie była zawierana u notariusza, właściciel musi złożyć osobne oświadczenie woli o ustanowieniu prawa najmu i zgodzie na jego wpis do działu III księgi wieczystej. Podpis pod tym oświadczeniem musi być notarialnie poświadczony (art. 31 u.k.w.h.).

Koszt: Poświadczenie podpisu to ok. 20–50 zł + 23% VAT.

Krok 4. Wypełnij formularz KW-WPIS

Pobierz formularz KW-WPIS ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości. Drukuj go dwustronnie — sądy odrzucają wydruki jednostronne.

Kluczowe pola:

Strona 1 — nazwa sądu rejonowego, numer wydziału ksiąg wieczystych, numer księgi wieczystej
Strona 2, rodzaj żądania — zaznacz „Wpis prawa, ograniczenia w rozporządzaniu nieruchomością, roszczenia lub hipoteki"
Strona 2, treść żądania (pole nr 7) — wpisz: „Wnoszę o ujawnienie w Dziale III księgi wieczystej prawa najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego na rzecz [imię i nazwisko najemcy], przysługującego na podstawie umowy najmu okazjonalnego zawartej w dniu [data] na czas oznaczony do dnia [data]."
Dane uczestników — podaj numery PESEL, adresy do doręczeń, przekreśl puste rubryki

Krok 5. Złóż wniosek w sądzie i opłać go

Osoby fizyczne nie mogą samodzielnie składać wniosków KW-WPIS elektronicznie — system teleinformatyczny jest zarezerwowany dla notariuszy, komorników i organów administracji. Masz dwie opcje:

Osobiście — złóż papierowy wniosek w biurze podawczym sądu rejonowego właściwego dla miejsca położenia nieruchomości
Listem poleconym — wyślij przez Pocztę Polską

Wskazówka: Zleć złożenie wniosku notariuszowi. Jeśli podpisujesz umowę lub poświadczasz podpis w kancelarii, notariusz może na Twoje żądanie złożyć wniosek elektronicznie. Taki wniosek natychmiast generuje wzmiankę w dziale III księgi — blokuje to rękojmię wiary publicznej i chroni prawo najemcy od pierwszych minut.

Opłatę sądową (150 zł) możesz uiścić:

przez system e-Płatności Ministerstwa Sprawiedliwości (e-znak — wydruk załączasz do wniosku)
przelewem na rachunek sądu rejonowego (dołącz potwierdzenie)
w kasie sądu

Koszty i terminy — zestawienie

Czynność	Koszt	Czas realizacji
Akt notarialny — oświadczenie o poddaniu się egzekucji	ok. 480 zł + VAT + wypisy	1–3 dni robocze (termin u notariusza)
Poświadczenie podpisu właściciela	20–50 zł + VAT	Od ręki, podczas wizyty u notariusza
Tłumacz przysięgły (jeśli najemca jest obcokrajowcem)	300–600 zł	1–5 dni
Opłata sądowa za wpis (KW-WPIS)	150 zł	1–10 miesięcy (zależnie od sądu)
Wykreślenie wpisu po wygaśnięciu umowy	75 zł	1–10 miesięcy
Odpis zwykły z KW (weryfikacja wpisu)	30 zł	Natychmiast (system online)

Koszt: Łączny wydatek na wpis najmu okazjonalnego do KW to ok. 700–1300 zł (akt notarialny + poświadczenie + opłata sądowa). Bez tłumacza i bez wykreślenia.

Co daje wpis — skutki prawne dla najemcy i właściciela

Ochrona najemcy przy sprzedaży nieruchomości

Bez wpisu w księdze wieczystej nowy właściciel może wypowiedzieć umowę najmu — chyba że umowa ma tzw. datę pewną i lokal został najemcy wydany (art. 678 § 1 K.c.). Wpis do KW eliminuje te wątpliwości. Każdy nabywca kupuje nieruchomość ze świadomością obciążenia i jest związany umową najmu.

To szczególnie ważne, gdy właściciel sprzedaje mieszkanie bez uprzedzenia najemcy — co zdarza się częściej, niż mogłoby się wydawać.

Wpływ na wartość nieruchomości i kredyt hipoteczny

Dla właściciela wpis ma drugą stronę medalu. Obciążenie w dziale III oznacza, że rzeczoznawca majątkowy przy wycenie nieruchomości uwzględni istnienie najemcy — i skoryguje wartość w dół. Banki udzielające kredytów hipotecznych różnie podchodzą do takich nieruchomości:

część banków wymaga wykreślenia wpisu przed uruchomieniem kredytu
inne akceptują wpis, ale obniżają wskaźnik LTV (Loan-to-Value)
sam dochód z najmu może jednak podnosić zdolność kredytową (banki uznają 50–75% przychodu z najmu)

Ochrona w egzekucji komorniczej

Jeśli właściciel przestaje spłacać kredyt hipoteczny i dochodzi do licytacji komorniczej, los najemcy zależy od kolejności wpisów. Gdy prawo najmu wpisano do KW przed hipoteką, ma ono pierwszeństwo i nabywca licytacyjny jest nim związany. Gdy hipoteka była wcześniejsza — nabywca może wypowiedzieć umowę najmu.

Wykreślenie wpisu po wygaśnięciu umowy

Po zakończeniu najmu nie chcesz, żeby nieaktualny wpis blokował sprzedaż nieruchomości. Art. 19 ustawy o księgach wieczystych i hipotece daje Ci narzędzie do samodzielnego wykreślenia.

Jeśli umowa wygasła w terminie wskazanym wprost we wpisie (np. „do 31.12.2025"), wystarczy złożyć wniosek KW-WPIS po tej dacie. Referendarz wykreśli wpis na podstawie samej treści księgi — nie potrzebujesz zgody byłego najemcy.

Opłata sądowa za wykreślenie to 75 zł (połowa opłaty za wpis, zgodnie z art. 69 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych).

Wskazówka: Złóż wniosek o wykreślenie z wyprzedzeniem, zanim wystawisz nieruchomość na sprzedaż. W obciążonych sądach (Warszawa, Pruszków) oczekiwanie na wykreślenie może trwać nawet 10 miesięcy.

Najczęstsze błędy przy wpisie najmu do księgi wieczystej

Brak poświadczenia notarialnego podpisu właściciela — sam akt notarialny z oświadczeniem najemcy (art. 777 KPC) nie zastępuje zgody właściciela na wpis. To dwa odrębne dokumenty.
Niezgłoszenie umowy do urzędu skarbowego w terminie 14 dni — umowa traci status okazjonalnej i staje się zwykłym najmem. Wpis w księdze utrwala wtedy obecność lokatora chronionego pełnią praw lokatorskich.
Jednostronny wydruk formularza KW-WPIS — sądy odrzucają wydruki na jednej stronie kartki. Formularz musi być wydrukowany dwustronnie.
Błędna kwota opłaty sądowej — wpis prawa najmu kosztuje 150 zł, nie 200 zł (to stawka za hipotekę). Błędna kwota powoduje wezwanie do uzupełnienia braków.
Puste, nieprzekreślone rubryki — każde niewypełnione pole w formularzu KW-WPIS należy przekreślić.

Najczęściej zadawane pytania

Czy wpis najmu okazjonalnego do księgi wieczystej jest obowiązkowy?

Nie. Wpis jest dobrowolny — umowa najmu okazjonalnego jest ważna i skuteczna bez niego. Wpis daje jednak dodatkową ochronę, zwłaszcza na wypadek sprzedaży nieruchomości lub egzekucji komorniczej. Jest to zabezpieczenie, nie wymóg formalny.

Kto może złożyć wniosek o wpis — właściciel czy najemca?

Wniosek może złożyć zarówno wynajmujący (właściciel), jak i najemca — pod warunkiem że dysponuje oświadczeniem właściciela z podpisem notarialnie poświadczonym. W praktyce najczęściej robi to właściciel lub notariusz działający na zlecenie jednej ze stron.

Czy najem okazjonalny wpisany do KW przetrwa licytację komorniczą?

To zależy od kolejności wpisów. Jeśli prawo najmu zostało wpisane do działu III przed wpisem hipoteki w dziale IV, nabywca licytacyjny jest związany umową najmu. Jeśli hipoteka była pierwsza — nabywca może wypowiedzieć umowę.

Ile trwa rozpatrzenie wniosku o wpis?

Od 1 do 10 miesięcy, w zależności od obciążenia sądu rejonowego. W mniejszych miastach — ok. 1–2 miesiące. W dużych ośrodkach (Warszawa, Wrocław) — nawet pół roku i więcej.

Co dalej? — lista kontrolna

Sprawdź, czy Twoja umowa najmu okazjonalnego jest kompletna (oświadczenie o poddaniu się egzekucji, wskazanie lokalu zastępczego, zgoda właściciela lokalu zastępczego)
Zgłoś umowę do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu — zachowaj UPO
Uzyskaj oświadczenie właściciela z poświadczonym notarialnie podpisem o zgodzie na wpis do KW
Wypełnij formularz KW-WPIS (druk dwustronny) i dołącz dowód opłaty 150 zł
Złóż wniosek w sądzie rejonowym lub zleć notariuszowi złożenie elektroniczne
Po wygaśnięciu umowy — złóż wniosek o wykreślenie wpisu (75 zł) z odpowiednim wyprzedzeniem

Jak sprawdzić wpis najmu w księdze wieczystej

Jeśli chcesz zweryfikować, czy prawo najmu okazjonalnego zostało prawidłowo wpisane do działu III, wystarczy sprawdzić aktualny stan księgi wieczystej. Na Pionek.io możesz wyszukać księgę wieczystą po adresie nieruchomości i od razu zobaczyć, jakie obciążenia figurują w poszczególnych działach — w tym wpisy praw najmu.

Podstawy prawne:

Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece — art. 16 ust. 2 pkt 1, art. 19, art. 31, art. 32 ust. 2, art. 88
Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego — art. 19a, art. 19b, art. 19e
Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych — art. 42 ust. 1, art. 43 pkt 3, art. 69
Kodeks postępowania cywilnego — art. 626² § 1, art. 777 § 1 pkt 4, art. 1002, art. 1003

Źródła: