Portal Informacyjny Sądów a księgi wieczyste

Złożyłeś wniosek o wpis w księdze wieczystej i nie wiesz, co się z nim dzieje? Chcesz sprawdzić, czy sąd już rozpatrzył Twoją sprawę, ale nie chcesz jechać do wydziału ksiąg wieczystych? Portal Informacyjny Sądów Powszechnych (PISP) pozwala śledzić status postępowania wieczystoksięgowego bez wychodzenia z domu — wystarczy Profil Zaufany i numer sygnatury.

W tym artykule dowiesz się, jak założyć konto na Portalu Informacyjnym, uzyskać dostęp do swojej sprawy wieczystoksięgowej, jakie dokumenty możesz pobrać online i ile czasu realnie czekasz na wpis w zależności od lokalizacji sądu.

W skrócie:

Portal Informacyjny Sądów (PISP) służy do śledzenia statusu spraw wieczystoksięgowych — nie do składania wniosków o wpis

Dostęp wymaga Profilu Zaufanego i złożenia wniosku o dostęp do konkretnej sprawy w odpowiedniej apelacji

Od marca 2026 r. odpisy z ksiąg wieczystych pobrane elektronicznie z portalu EKW mają moc dokumentów sądowych

Czas oczekiwania na wpis wynosi od kilkunastu dni (mniejsze sądy) do nawet 16 miesięcy (duże aglomeracje)

Aplikacja mObywatel docelowo umożliwi powiadomienia push o zmianach w księgach wieczystych

Czym jest Portal Informacyjny Sądów i do czego służy

Portal Informacyjny Sądów Powszechnych (PISP) to platforma internetowa prowadzona przez polskie sądy, która umożliwia stronom postępowań sądowych wgląd w akta ich spraw. Dla właścicieli nieruchomości najważniejsza jest możliwość śledzenia postępowań wieczystoksięgowych — czyli sprawdzenia, na jakim etapie jest Twój wniosek o wpis, wykreślenie lub sprostowanie w księdze wieczystej.

Warto od razu rozróżnić dwa portale, które bywają mylone:

Portal	Adres	Do czego służy
PISP (Portal Informacyjny)	portal sądu danej apelacji	Śledzenie statusu sprawy, dostęp do akt, zarządzenia sądu
EKW (Elektroniczne Księgi Wieczyste)	ekw.ms.gov.pl	Przeglądanie treści księgi wieczystej, zamawianie odpisów

Portal Informacyjny nie pozwala na składanie wniosków wieczystoksięgowych — to wyłączenie wynika z art. 511¹ᵇ Kodeksu postępowania cywilnego, który zwalnia postępowania wieczystoksięgowe z obowiązku wnoszenia pism przez PISP. Wniosek o wpis nadal składasz na papierowym formularzu KW-WPIS lub przez notariusza drogą elektroniczną.

Jak uzyskać Profil Zaufany — warunek wstępny

Zalogowanie się do Portalu Informacyjnego wymaga potwierdzenia tożsamości przez Węzeł Krajowy (login.gov.pl). Potrzebujesz do tego Profilu Zaufanego — bezpłatnego narzędzia identyfikacji elektronicznej, ważnego przez 3 lata z możliwością samodzielnego przedłużenia.

Masz dwie ścieżki założenia Profilu Zaufanego:

Krok 1. Ścieżka zdalna (przez bank lub e-dowód)

Najszybsza metoda — wykorzystujesz system bankowości elektronicznej (np. mBank, PKO BP, ING), w którym Twoja tożsamość została wcześniej zweryfikowana. Po zatwierdzeniu w aplikacji bankowej Profil Zaufany aktywuje się natychmiast. Alternatywnie możesz użyć aplikacji mObywatel z e-dowodem i czytnikiem NFC w smartfonie.

Krok 2. Ścieżka z wizytą w Punkcie Potwierdzającym

Wypełniasz formularz online na pz.gov.pl, a następnie w ciągu 14 dni udajesz się osobiście do Punktu Potwierdzającego (urząd skarbowy, urząd gminy, placówka ZUS, wybrane urzędy pocztowe) z dokumentem tożsamości. Możesz też umówić się na rozmowę wideo z urzędnikiem.

Więcej o różnicach między Profilem Zaufanym a podpisem kwalifikowanym w kontekście nieruchomości przeczytasz w artykule o Profilu Zaufanym a podpisie kwalifikowanym.

Jak sprawdzić treść księgi wieczystej przez portal EKW

Zanim zaczniesz śledzić sprawę na Portalu Informacyjnym, warto sprawdzić aktualny stan swojej księgi wieczystej na portalu Elektroniczne Księgi Wieczyste (ekw.ms.gov.pl). Nie wymaga to logowania — wystarczy znać pełny numer księgi wieczystej.

Numer KW składa się z trzech elementów oddzielonych ukośnikami, np. WA1M/00122054/9:

czteroznakowy kod wydziału (np. WA1M — Sąd Rejonowy dla Warszawy-Mokotowa)
ośmiocyfrowy numer księgi
jednocyfrowa cyfra kontrolna

W portalu EKW zobaczysz dwa widoki:

Aktualna treść — tylko obowiązujące, niewykreślone wpisy (odpowiednik odpisu zwykłego)
Zupełna treść — pełna historia księgi, w tym wpisy archiwalne przekreślone na czerwono (odpowiednik odpisu zupełnego)

Uwaga: Portal EKW nie pokazuje szczegółów toczących się postępowań ani treści wniosków, które spowodowały ujawnienie wzmianki. Do tego potrzebujesz właśnie Portalu Informacyjnego.

Od 31 marca 2026 r. dokumenty pobrane elektronicznie z portalu EKW — odpisy zwykłe, zupełne, wyciągi i zaświadczenia o zamknięciu księgi — mają moc prawną równą dokumentom wydawanym przez sąd, o ile zawierają kody weryfikacyjne pozwalające na walidację z centralną bazą danych (art. 36⁴ ust. 4 u.k.w.h.). Nie musisz już jeździć po papierowy odpis z pieczęcią — elektroniczny wydruk wystarczy np. do procedury kredytowej w banku. Jeśli chcesz zamówić taki dokument, sprawdź szczegóły w artykule o odpisie księgi wieczystej online.

Jak uzyskać dostęp do sprawy wieczystoksięgowej w Portalu Informacyjnym

To kluczowy etap — samo zalogowanie się do PISP nie wystarczy. Musisz zawnioskować o dostęp do konkretnej sprawy. Procedura przebiega następująco:

Krok 1. Zaloguj się do właściwej apelacji

Polska dzieli się na 11 apelacji sądowych. Musisz zalogować się w portalu apelacji, do której należy sąd prowadzący Twoją księgę. Jeśli kupiłeś nieruchomość w Bieszczadach (apelacja rzeszowska), a mieszkasz w Warszawie (apelacja warszawska), musisz aktywować konto w apelacji rzeszowskiej.

Krok 2. Złóż wniosek o dostęp do sprawy

W panelu użytkownika przejdź do zakładki „Wnioski" i wybierz „Wniosek o udzielenie dostępu do sprawy". Wypełnij formularz, wskazując:

Sąd — np. Sąd Rejonowy w Ropczycach
Wydział — Wydział Ksiąg Wieczystych
Repertorium — Dz.Kw. (Dziennik Ksiąg Wieczystych)
Rok rejestracji i numer sprawy — sygnaturę znajdziesz na zawiadomieniu z sądu lub otrzymasz ją od notariusza

Krok 3. Poczekaj na weryfikację

Sąd sprawdza, czy Twój numer PESEL zgadza się z danymi właściciela widniejącymi we wniosku lub akcie notarialnym. Po pozytywnej weryfikacji otrzymasz na e-mail powiadomienie o przyznaniu dostępu. Od tego momentu zdigitalizowane akta sprawy są widoczne w Twoim panelu.

Wskazówka: Sygnaturę sprawy w formacie Dz.Kw. najłatwiej uzyskać od notariusza, który składał wniosek elektroniczny — generuje ją automatycznie system przy rejestracji wniosku.

Jak składać wnioski o wpis w księdze wieczystej

Mimo postępującej cyfryzacji, wnioski o wpis w księdze wieczystej składasz nadal w sposób tradycyjny lub przez notariusza. Art. 511¹ᵇ KPC wyraźnie wyłącza postępowania wieczystoksięgowe z elektronicznego obiegu pism przez PISP.

Ścieżka przez notariusza

Przy kupnie, darowiźnie czy ustanowieniu hipoteki notariusz jest zobowiązany złożyć wniosek elektroniczny w dniu sporządzenia aktu. Generuje to automatycznie wzmiankę w księdze wieczystej, która sygnalizuje toczące się postępowanie i chroni przed nieuczciwą podwójną sprzedażą.

Ścieżka samodzielna

Gdy musisz sam wpisać nabycie spadku, zmienić nazwisko czy wykreślić hipotekę po spłacie kredytu, posługujesz się formularzami KW-WPIS (wpis w księdze) lub KW-ZAL (założenie nowej księgi). Formularze pobierzesz ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości w formacie PDF.

Uwaga: Formularze podlegają rygorystycznemu formalizmowi — wypełniony nieprawidłowo lub ze zmodyfikowanym układem rubryk zostanie zwrócony bez wezwania do uzupełnienia braków. Wydrukuj formularz dwustronnie, podpisz odręcznie, dołącz oryginały dokumentów i dowód wniesienia opłaty, a następnie złóż na biurze podawczym sądu lub wyślij listem poleconym.

Ile kosztuje wpis do księgi wieczystej i jak długo trwa

Opłaty sądowe za wpisy mają charakter zryczałtowany — nie zależą od wartości nieruchomości. Reguluje je ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.

Czynność	Opłata
Wpis własności lub hipoteki	200 zł
Wpis wynikający z dziedziczenia, działu spadku, zniesienia współwłasności	150 zł
Założenie nowej księgi wieczystej	100 zł (+ opłata za wpis prawa)
Wykreślenie wpisu (np. hipoteki)	połowa opłaty za dany wpis (np. 100 zł za hipotekę)
Wpis ostrzeżenia o niezgodności stanu prawnego	150 zł
Sprostowanie działu I-O	100 zł

Terminy oczekiwania to największy problem systemu — i zależą niemal wyłącznie od tego, w którym sądzie złożyłeś wniosek.

Lokalizacja sądu	Orientacyjny czas oczekiwania
Mniejsze ośrodki (np. Ropczyce, Mińsk Mazowiecki, Kraków, Toruń)	kilkanaście dni do 1 miesiąca
Średnie miasta	1–3 miesiące
Duże aglomeracje (Warszawa, Trójmiasto, Poznań, Wrocław)	2–5 miesięcy, nierzadko 9–16 miesięcy

Koszt: Jeśli kupujesz mieszkanie na kredyt, opóźnienie wpisu hipoteki oznacza, że bank nalicza podwyższoną ratę — tzw. ubezpieczenie pomostowe — które może wynosić nawet kilkaset złotych miesięcznie. Bank pobiera dodatkową marżę do momentu prawomocnego wpisu hipoteki w dziale IV księgi wieczystej.

Dlaczego warto monitorować swoją księgę wieczystą

Regularne sprawdzanie stanu księgi wieczystej to nie tylko kwestia wygody — to ochrona Twojego majątku. Ustawa o księgach wieczystych i hipotece zawiera mechanizm, który może pozbawić Cię własności, jeśli nie pilnujesz swoich wpisów.

Chodzi o rękojmię wiary publicznej ksiąg wieczystych (art. 5 u.k.w.h.) — zasadę, zgodnie z którą treść księgi rozstrzyga na korzyść osoby, która w dobrej wierze nabyła prawo od osoby wpisanej jako właściciel. Jeśli kupiłeś nieruchomość, ale zwlekasz z wpisaniem siebie do księgi — i w międzyczasie nieuczciwy zbywca (wciąż figurujący w KW) sprzeda tę samą nieruchomość komuś innemu — ten kupujący może skutecznie nabyć własność pod ochroną rękojmi.

Rękojmia nie działa, gdy w księdze widnieje wzmianka o wniosku lub ostrzeżenie o niezgodności stanu prawnego. Dlatego tak ważne jest, żeby notariusz złożył elektroniczny wniosek natychmiast po podpisaniu aktu — wzmianka blokuje ochronę dla ewentualnego drugiego nabywcy.

Inne konsekwencje zaniechań:

Niewykreślona hipoteka po spłacie kredytu blokuje sprzedaż nieruchomości — kupujący zobaczy aktywne obciążenie w dziale IV
Nieaktualne dane osobowe (PESEL, nazwisko po ślubie) mogą spowodować problemy z weryfikacją Twojej tożsamości jako właściciela
Brak wpisu spadkobierców narusza zasadę aktualności rejestrów i naraża na grzywnę ze strony sądu

Powiadomienia o zmianach — mObywatel i przyszłość alertów KW

Od 31 maja 2026 r. działa mechanizm powiadomień push w aplikacji mObywatel — na razie dedykowany Krajowemu Rejestrowi Sądowemu (tzw. newsletter KRS). Powiadomienia obejmują dwa zdarzenia: zarejestrowanie nowej sprawy i dokonanie wpisu.

Subskrypcja jest bezpłatna, działa przez 12 miesięcy (wymaga odnowienia) i pozwala monitorować maksymalnie 50 podmiotów jednocześnie. Powiadomienia trafiają tylko dla podmiotów powiązanych z Twoim numerem PESEL.

Ustawodawca jednoznacznie wskazał, że taki sam mechanizm — oparty na powiązaniu PESEL z danymi w dziale II księgi wieczystej — zostanie docelowo wdrożony jako „newsletter KW". Pozwoli on otrzymywać powiadomienia o wszelkich zmianach w księdze wieczystej Twojej nieruchomości bez konieczności codziennego sprawdzania portalu EKW czy PISP.

Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę złożyć wniosek o wpis do księgi wieczystej przez Portal Informacyjny?

Nie. Art. 511¹ᵇ KPC wyraźnie wyłącza postępowania wieczystoksięgowe z obowiązku wnoszenia pism przez PISP. Wnioski składasz na papierowym formularzu KW-WPIS lub przez notariusza elektronicznie.

Czy odpis księgi wieczystej pobrany z internetu ma moc prawną?

Od 31 marca 2026 r. — tak. Dokumenty pobrane z portalu EKW (odpisy, wyciągi, zaświadczenia) z kodami weryfikacyjnymi mają moc równą dokumentom wydawanym tradycyjnie przez sąd (art. 36⁴ ust. 4 u.k.w.h.).

Jak sprawdzić, czy w mojej księdze wieczystej pojawiła się wzmianka?

Wejdź na portal ekw.ms.gov.pl, wpisz numer księgi wieczystej i sprawdź aktualną treść. Wzmianka pojawi się w nagłówku odpowiedniego działu. Jeśli chcesz śledzić szczegóły toczącego się postępowania — skorzystaj z Portalu Informacyjnego.

Ile kosztuje dostęp do Portalu Informacyjnego?

Rejestracja i korzystanie z PISP jest bezpłatne. Opłaty dotyczą wyłącznie czynności sądowych (wpisy, odpisy), nie samego dostępu do informacji o sprawie.

Jak sprawdzić stan księgi wieczystej przez internet

Zanim złożysz wniosek o wpis lub zaczniesz monitorować sprawę na Portalu Informacyjnym, upewnij się, że znasz aktualny stan prawny swojej nieruchomości. Na Pionek.io możesz szybko sprawdzić księgę wieczystą po adresie nieruchomości — zobaczysz, kto jest wpisany jako właściciel, jakie obciążenia figurują w dziale III i IV oraz czy w księdze widnieją aktywne wzmianki.

Podstawy prawne:

Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1984 ze zm.) — art. 5, art. 36⁴ ust. 4
Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. — Kodeks postępowania cywilnego — art. 125¹, art. 183¹³, art. 511¹ᵇ
Ustawa z dnia 9 stycznia 2026 r. o zmianie ustawy o księgach wieczystych i hipotece oraz ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (Druk nr 2105)
Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych — art. 42, art. 44, art. 46

Źródła: