Odpis aktu notarialnego — jak uzyskać i ile kosztuje
Bank żąda aktu notarialnego do kredytu, a Ty nie możesz znaleźć swojego egzemplarza? A może planujesz sprzedaż mieszkania i potrzebujesz dokumentu sprzed lat? Odpis aktu notarialnego jest kluczowym dokumentem w obrocie nieruchomościami — bez niego nie sfinalizujesz wielu transakcji.
W tym artykule dowiesz się, czym dokładnie jest odpis aktu notarialnego, jak go uzyskać w zależności od tego, ile lat minęło od sporządzenia aktu, i ile za to zapłacisz.
W skrócie:
- Oryginał aktu notarialnego nigdy nie opuszcza kancelarii — strony otrzymują wypis, który ma pełną moc prawną oryginału (art. 109 Prawa o notariacie)
- Jeśli akt ma mniej niż 10 lat — wypis uzyskasz bezpośrednio w kancelarii notarialnej (koszt: 7,38 zł brutto za stronę)
- Jeśli akt ma ponad 10 lat — odpis pobierzesz z archiwum sądu rejonowego na formularzu KW-ODPIS-AKT (koszt: 20 zł za każde rozpoczęte 10 stron)
- Zagubienie wypisu nie oznacza utraty prawa do nieruchomości — Twoje prawa są zapisane w księdze wieczystej
- Od marca 2026 r. notariusz może samodzielnie złożyć elektroniczny wniosek do KW po sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia
Wypis, odpis, wyciąg — czym się różnią
W codziennym języku terminy „wypis" i „odpis" aktu notarialnego bywają stosowane zamiennie, ale w praktyce prawnej oznaczają co innego. Warto znać różnicę, żeby wiedzieć, o jaki dokument poprosić.
Oryginał aktu notarialnego to dokument podpisany przez strony i notariusza. Nigdy nie jest wydawany — pozostaje w kancelarii, zabezpieczony w sejfie. Przez pierwsze 10 lat przechowuje go notariusz, potem trafia do archiwum sądu rejonowego (art. 90 § 1 Prawa o notariacie).
Wypis to dosłowne powtórzenie treści oryginału, ale w czystej formie — bez skreśleń i poprawek, które mogły się pojawić podczas podpisywania. Wypis ma pełną moc prawną oryginału (art. 109 Prawa o notariacie). To właśnie wypis otrzymujesz po podpisaniu aktu u notariusza.
Odpis to kopia dokumentu sporządzana najczęściej z akt przechowywanych w archiwum sądu — gdy oryginał opuścił już kancelarię po upływie 10 lat. Poświadczony odpis również ma walor dokumentu urzędowego.
Wyciąg obejmuje tylko wybraną część aktu. Przydaje się, gdy nie musisz (lub nie chcesz) ujawniać pełnej treści dokumentu — np. przed urzędem skarbowym wystarczy fragment dotyczący konkretnej czynności.
Uwaga: Nie myl odpisu aktu notarialnego z odpisem z księgi wieczystej. To zupełnie inne dokumenty — pierwszy to kopia umowy przechowywanej w archiwum, drugi to wydruk aktualnego stanu prawnego nieruchomości z systemu elektronicznego.
Kto może uzyskać odpis aktu notarialnego
Nie każdy może otrzymać kopię aktu notarialnego. Notariusz wydaje wypis wyłącznie ściśle określonym osobom (art. 110 Prawa o notariacie):
- stronom aktu — czyli osobom, które podpisały dokument (np. kupujący i sprzedający),
- osobom wymienionym w akcie — jeśli w treści aktu wyraźnie zastrzeżono prawo do otrzymania wypisu,
- następcom prawnym — spadkobiercom stron aktu, pod warunkiem okazania prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku lub zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia.
Osoby trzecie mogą uzyskać wypis tylko za zgodą stron aktu lub na podstawie prawomocnego postanowienia sądu okręgowego. Notariusz jest związany tajemnicą zawodową i nie wyda dokumentu bez potwierdzenia uprawnień.
Jak uzyskać wypis z kancelarii notarialnej — do 10 lat
Jeśli od sporządzenia aktu nie minęło jeszcze 10 lat, oryginał wciąż leży w sejfie kancelarii. To najprostsza i najszybsza ścieżka.
Krok 1. Przygotuj dokumenty
Zabierz ze sobą ważny dowód osobisty lub paszport. Jeśli jesteś spadkobiercą strony aktu, potrzebujesz dodatkowo prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia.
Krok 2. Skontaktuj się z kancelarią
Złóż dyspozycję osobiście, mailem lub telefonicznie. Nie potrzebujesz żadnego formularza urzędowego. Jeśli dysponujesz numerem Repertorium A (znajdziesz go np. w dziale II księgi wieczystej) — podaj go, żeby przyspieszyć wyszukiwanie.
Krok 3. Zapłać i odbierz wypis
Wypis otrzymasz zazwyczaj od ręki lub w ciągu 1-5 dni roboczych. Koszt to 6 zł netto (7,38 zł brutto z VAT) za każdą rozpoczętą stronę tekstu (licząc po min. 25 wierszy na stronę), zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej.
Wskazówka: Jeśli kancelaria notarialna została zlikwidowana przed upływem 10 lat (np. z powodu śmierci notariusza czy zawieszenia w czynnościach), jej archiwum trafia do sądu rejonowego. W takim przypadku postępuj według procedury dla aktów starszych niż 10 lat.
Jak uzyskać odpis z archiwum sądu — powyżej 10 lat
Po upływie 10 lat od sporządzenia aktu notariusz przekazuje dokumenty do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego. Procedura jest bardziej sformalizowana i trwa dłużej.
Krok 1. Ustal właściwy sąd
Dokumenty trafiają do sądu właściwego dla siedziby kancelarii notarialnej, która sporządziła akt — nie dla miejsca położenia nieruchomości. Informację o tym, do jakiego sądu trafiły akta konkretnej kancelarii, znajdziesz na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.
Krok 2. Wypełnij formularz KW-ODPIS-AKT
To urzędowy druk Ministerstwa Sprawiedliwości — „Wniosek o wydanie odpisu dokumentu z akt księgi wieczystej". Musisz w nim podać:
- oznaczenie sądu,
- numer księgi wieczystej powiązanej z dokumentem lub sygnaturę akt,
- dane dokumentu, który chcesz uzyskać (np. „umowa sprzedaży z dnia X, Rep. A nr Y"),
- uzasadnienie interesu prawnego.
Krok 3. Wnieś opłatę sądową
Opłata to warunek rozpatrzenia wniosku. Wpłać ją na rachunek dochodów budżetowych danego sądu rejonowego lub nakup e-znaki opłaty sądowej.
Krok 4. Złóż wniosek
Wniosek możesz złożyć w biurze podawczym sądu, wysłać listem poleconym lub — jeśli masz profil zaufany — przesłać elektronicznie przez platformę ePUAP. Pamiętaj, że portal EUKW (Elektroniczne Księgi Wieczyste) służy do pobierania odpisów samej księgi wieczystej, a nie dokumentów z jej akt — to zupełnie inna usługa.
Krok 5. Poczekaj na realizację
Czas oczekiwania wynosi od 1 do 4 tygodni. Zależy od obciążenia sądu i tego, czy akta są przechowywane w bieżącym archiwum, czy w magazynie zewnętrznym.
Ile kosztuje odpis aktu notarialnego
Koszty różnią się znacząco w zależności od tego, czy idziesz do notariusza, czy do sądu. Przy obszernych dokumentach (np. umowa deweloperska na 15 stron) różnica jest wyraźna.
| Gdzie | Co otrzymasz | Koszt | Czas realizacji |
|---|---|---|---|
| Kancelaria notarialna (akt do 10 lat) | Wypis aktu notarialnego | 7,38 zł brutto za każdą rozpoczętą stronę | Od ręki do 5 dni roboczych |
| Archiwum sądu rejonowego (akt powyżej 10 lat) | Poświadczony odpis z akt KW | 20 zł za każde rozpoczęte 10 stron | 1-4 tygodnie |
| Archiwum sądu rejonowego | Zwykła kopia (nieuwierzytelniona) | 20 zł za każde rozpoczęte 20 stron | 1-4 tygodnie |
Koszt: Dla 15-stronicowego aktu u notariusza zapłacisz ok. 110 zł brutto (15 × 7,38 zł). Ten sam dokument z archiwum sądu kosztuje zaledwie 40 zł (2 pakiety po 10 stron × 20 zł, bez VAT). Paradoksalnie, starsza procedura sądowa bywa tańsza (stan na 2026 r.).
Podstawa prawna opłat: § 12 Rozporządzenia MS w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (kancelaria) oraz art. 77 ust. 1 pkt 1 Ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (sąd).
CREWAN — cyfrowe repozytorium wypisów
Od 2018 r. działa CREWAN — Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. Notariusz ma obowiązek w ciągu 7 dni umieścić w tym systemie cyfrową kopię wypisu, opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Trzeba jednak wiedzieć, że CREWAN jest systemem wewnętrznym — dostępnym dla sądów wieczystoksięgowych i Krajowej Administracji Skarbowej, a nie dla obywateli. Nie masz bezpośredniego loginu, z którego mógłbyś pobrać swój akt w formie PDF. Jeśli potrzebujesz fizycznego egzemplarza, wciąż musisz wystąpić do kancelarii lub sądu. Więcej o tym systemie przeczytasz w artykule o cyfryzacji aktów notarialnych i systemie CREWAN.
Dla Ciebie cyfryzacja oznacza przede wszystkim szybsze procedowanie wniosków w sądach — dokumenty trafiają do systemu elektronicznie, bez konieczności wysyłania papierowych kopii pocztą.
Co grozi za brak aktualizacji księgi wieczystej
Samo posiadanie odpisu aktu notarialnego to jedno — równie ważne jest ujawnienie swoich praw w księdze wieczystej. Jeśli tego nie zrobisz, narażasz się na poważne konsekwencje.
Grzywna. Zgodnie z art. 35 Ustawy o księgach wieczystych i hipotece, masz obowiązek jak najszybciej złożyć wniosek o ujawnienie swojego prawa w KW. Sąd, dowiedziawszy się o zmianie właściciela (np. z zawiadomienia urzędu skarbowego), może Cię wezwać do złożenia wniosku pod rygorem grzywny od 500 do 10 000 zł.
Ostrzeżenie w dziale III. Sąd może wpisać w dziale III księgi wieczystej ostrzeżenie o niezgodności stanu prawnego ujawnionego w księdze z rzeczywistym stanem prawnym. Taki wpis skutecznie blokuje uzyskanie kredytu hipotecznego i odstrasza potencjalnych kupców. Opłata za wpis ostrzeżenia wynosi 100 zł.
Ryzyko utraty nieruchomości. Jeśli w księdze figuruje nadal poprzedni właściciel, a oszust wpisze się do niej na podstawie fałszywych dokumentów i odsprzeda nieruchomość nabywcy działającemu w dobrej wierze — ten nabywca może być chroniony rękojmią wiary publicznej ksiąg wieczystych (art. 5 u.k.w.h.). Twoje milczenie i brak wpisu stwarzają lukę, którą ktoś może wykorzystać.
Nowości od marca 2026 — notariusz złoży wniosek do KW za Ciebie
Ustawa z dnia 21 listopada 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1793), obowiązująca od 17 marca 2026 r., wprowadza istotne ułatwienie. Po sporządzeniu aktu notarialnego poświadczenia dziedziczenia notariusz — na Twoje wyraźne żądanie — może samodzielnie złożyć elektroniczny wniosek o wpis prawa własności do księgi wieczystej (art. 95ga Prawa o notariacie).
W praktyce oznacza to, że nie musisz już osobiście wypełniać formularza KW-WPIS ani iść do sądu. Opłatę sądową (200 zł za wpis w dziale II) regulujesz bezpośrednio u notariusza. To szczególnie cenna zmiana dla spadkobierców, którzy dotychczas musieli samodzielnie przechodzić przez formalności wieczystoksięgowe.
Co dalej?
- Sprawdź, ile lat ma Twój akt notarialny — od tego zależy, czy idziesz do kancelarii, czy do sądu.
- Jeśli akt ma mniej niż 10 lat — skontaktuj się z kancelarią notarialną, która go sporządziła, i poproś o wypis.
- Jeśli akt ma ponad 10 lat — ustal, do jakiego sądu trafiło archiwum kancelarii, i złóż formularz KW-ODPIS-AKT.
- Przygotuj dowód tożsamości, a jeśli jesteś spadkobiercą — dokument potwierdzający nabycie spadku.
- Po uzyskaniu odpisu upewnij się, że Twoje prawo jest ujawnione w księdze wieczystej — brak wpisu grozi grzywną i blokadą obrotu.
- Przy okazji sprawdź aktualny stan działu II swojej księgi wieczystej, żeby mieć pewność, że dane właściciela są prawidłowe.
Jak sprawdzić aktualny stan księgi wieczystej
Zanim zaczniesz kompletować dokumenty, warto zweryfikować, co aktualnie figuruje w Twojej księdze wieczystej — czy dane właściciela są poprawne i czy w dziale III nie pojawiło się ostrzeżenie. Na Pionek.io możesz szybko sprawdzić księgę wieczystą po adresie nieruchomości i upewnić się, że stan prawny jest zgodny z rzeczywistością, zanim podejmiesz kolejne kroki.
Podstawy prawne:
- Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. — Prawo o notariacie (art. 90 § 1, art. 109, art. 110)
- Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. — o księgach wieczystych i hipotece (art. 5, art. 35)
- Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. — o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (art. 77 ust. 1 pkt 1)
- Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (§ 12)
- Ustawa z dnia 21 listopada 2025 r. o zmianie ustawy — Prawo o notariacie oraz ustawy o księgach wieczystych i hipotece (Dz.U. 2025 poz. 1793)
Zrodla: