Najem okazjonalny — wymogi notarialne, procedura i koszty

Wynajmujesz swoje mieszkanie i boisz się, że lokator nie wyprowadzi się po zakończeniu umowy? Najem okazjonalny to jedyna forma najmu prywatnego, która pozwala odzyskać lokal bez wielomiesięcznego procesu sądowego. Wymaga jednak wizyty u notariusza, zgłoszenia do urzędu skarbowego i dopełnienia kilku formalności — jeśli pominiesz choćby jedną, tracisz całą ochronę.

W tym artykule dowiesz się, jakie dokumenty przygotować, ile kosztuje akt notarialny, jak wygląda procedura krok po kroku i na co uważać, żeby umowa naprawdę Cię chroniła.

W skrócie:

Najem okazjonalny wymaga aktu notarialnego — najemca składa oświadczenie o poddaniu się egzekucji (art. 777 § 1 pkt 4 KPC)

Koszt notariusza to maksymalnie 1/10 płacy minimalnej — w 2026 r. ok. 650–750 zł brutto z wypisami

Najemca musi wskazać lokal zastępczy i dostarczyć zgodę jego właściciela

Właściciel zgłasza umowę do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od wydania lokalu — przekroczenie terminu oznacza utratę ochrony

Po wygaśnięciu umowy właściciel może uzyskać klauzulę wykonalności i zlecić eksmisję komornikowi bez procesu sądowego

Czym jest najem okazjonalny i czym różni się od zwykłego najmu

Najem okazjonalny to szczególna forma najmu mieszkania uregulowana w art. 19a–19e ustawy o ochronie praw lokatorów. Mogą z niej korzystać wyłącznie osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Umowę zawiera się na czas oznaczony — maksymalnie 10 lat.

Zasadnicza różnica w porównaniu ze zwykłym najmem dotyczy ochrony eksmisyjnej. W standardowej umowie po jej rozwiązaniu musisz wytoczyć powództwo o eksmisję. W polskich sądach taki proces trwa od kilku do kilkunastu miesięcy, a gmina musi wskazać lokal socjalny. Najem okazjonalny pomija cały etap rozpoznawczy — dzięki oświadczeniu notarialnemu najemcy idziesz od razu po klauzulę wykonalności.

Cecha	Najem okazjonalny	Najem instytucjonalny	Najem zwykły
Kto może wynajmować	Osoba fizyczna (nie-przedsiębiorca)	Przedsiębiorca	Dowolny podmiot
Czas trwania	Maks. 10 lat (oznaczony)	Oznaczony (bez limitu)	Oznaczony lub nieoznaczony
Akt notarialny	Tak — oświadczenie najemcy	Tak — oświadczenie najemcy	Nie
Zgłoszenie do US	Tak — w ciągu 14 dni	Nie	Nie (tylko obowiązek podatkowy)
Lokal zastępczy	Wymagany	Niewymagany	Niewymagany
Ochrona eksmisyjna	Wyłączona	Wyłączona	Pełna (art. 14 i 16 UOPl)

Jeśli wynajmujesz mieszkania w ramach działalności gospodarczej, najem okazjonalny nie jest dla Ciebie — sprawdź zasady wpisu najmu instytucjonalnego do księgi wieczystej.

Jakie dokumenty przygotować przed wizytą u notariusza

Zanim umówisz się do kancelarii notarialnej, zbierz komplet dokumentów. Notariusz nie sporządzi oświadczenia o poddaniu się egzekucji, jeśli nie zobaczy prawidłowo przygotowanej umowy.

Dokumenty wymagane:

Umowa najmu okazjonalnego — w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Musi zawierać: oznaczenie stron, opis lokalu, czas trwania (maks. 10 lat) i kwotę czynszu. Sama umowa nie wymaga formy notarialnej
Dokument tożsamości najemcy — notariusz weryfikuje tożsamość osoby składającej oświadczenie
Wskazanie lokalu zastępczego — pisemne oświadczenie najemcy z adresem lokalu, do którego się wyprowadzi w razie eksmisji
Zgoda właściciela lokalu zastępczego — pisemna zgoda na zamieszkanie najemcy. Wynajmujący może zażądać notarialnego poświadczenia podpisu pod tą zgodą

Uwaga: Jeśli najemca nie mówi po polsku na tyle, by zrozumieć treść aktu notarialnego, konieczna jest obecność tłumacza przysięgłego. Koszt tłumaczenia to ok. 400 zł dodatkowego wydatku.

Ile kosztuje najem okazjonalny u notariusza w 2026 roku

Koszty notarialne przy najmie okazjonalnym są ustawowo ograniczone. Zgodnie z art. 19a ust. 7 ustawy o ochronie praw lokatorów, maksymalne wynagrodzenie notariusza za oświadczenie o poddaniu się egzekucji wynosi 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę.

W 2026 r. płaca minimalna wynosi 4806 zł brutto, więc taksa notarialna to maksymalnie 480,60 zł netto.

Element kosztowy	Podstawa	Kwota netto	Kwota brutto (23% VAT)
Taksa notarialna (maks.)	1/10 płacy minimalnej	480,60 zł	591,14 zł
Wypis aktu (1 egz.)	§ 12 rozp. o taksie	ok. 36 zł	ok. 44 zł
Poświadczenie podpisu (opcja)	§ 13 rozp. o taksie	20 zł	24,60 zł
Razem (2 wypisy, szacunkowo)		ok. 553 zł	ok. 680 zł

W praktyce całkowity koszt wizyty u notariusza — z VAT-em i wypisami dla obu stron — zamyka się w kwocie 650–750 zł. Najczęściej płaci najemca, choć coraz częściej strony dzielą się kosztami po połowie.

Koszt: Do kwoty notarialnej doliczy się jeszcze ewentualne poświadczenie podpisu właściciela lokalu zastępczego (ok. 25 zł brutto). Jeśli potrzebujesz tłumacza przysięgłego, całkowity wydatek wzrośnie do ok. 1 100–1 200 zł.

Krok po kroku — jak zawrzeć najem okazjonalny

Krok 1. Podpisz umowę najmu w formie pisemnej

Sporządź umowę najmu okazjonalnego na piśmie. Zadbaj o: oznaczenie stron, dokładny opis lokalu (adres, powierzchnia, numer KW), czas trwania i wysokość czynszu. Umowa musi wyraźnie wskazywać, że jest to najem okazjonalny w rozumieniu art. 19a ustawy o ochronie praw lokatorów.

Krok 2. Uzyskaj wskazanie lokalu zastępczego i zgodę jego właściciela

Najemca wskazuje na piśmie adres innego lokalu, do którego się wyprowadzi po zakończeniu najmu. Właściciel tego lokalu (lub osoba z tytułem prawnym) podpisuje zgodę na zamieszkanie najemcy. Możesz żądać notarialnego poświadczenia podpisu na tej zgodzie — w 2026 r. jest to standardowa praktyka.

Uwaga: Lokal zastępczy musi realnie istnieć i nadawać się do zamieszkania. Wskazanie lokalu nieistniejącego lub użytkowego może skutkować odmową nadania klauzuli wykonalności przez sąd.

Krok 3. Wizyta u notariusza — oświadczenie o poddaniu się egzekucji

Najemca stawia się osobiście w kancelarii notarialnej. Notariusz sporządza akt notarialny, w którym najemca oświadcza, że poddaje się egzekucji i zobowiązuje się do opróżnienia i wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu właściciela (art. 777 § 1 pkt 4 KPC). Notariusz weryfikuje tożsamość najemcy i upewnia się, że rozumie on skutki prawne oświadczenia.

Krok 4. Zgłoś umowę do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni

Jako właściciel masz obowiązek zgłosić zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na Twoje miejsce zamieszkania. Termin to 14 dni od dnia wydania lokalu najemcy (nie od daty podpisania umowy).

Najwygodniej złożysz zgłoszenie elektronicznie — przez platformę e-Urząd Skarbowy jako pismo ogólne z załączonym skanem umowy i aktu notarialnego. System wygeneruje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), które jest Twoim dowodem zachowania terminu.

Tryb zgłoszenia	Wymagane dokumenty	Dowód
Elektroniczny (e-Urząd Skarbowy)	Skan zgłoszenia + opcjonalnie skan umowy	UPO (XML/PDF)
Pocztowy (list polecony)	Pisemne zgłoszenie	Potwierdzenie nadania
Osobisty (kancelaria US)	Zgłoszenie w 2 egz.	Pieczątka na kopii

Uwaga: Termin 14 dni jest terminem zawitym — jego przekroczenie powoduje, że umowa automatycznie traci status najmu okazjonalnego i staje się zwykłym najmem. Tracisz prawo do uproszczonej egzekucji, a oświadczenie notarialne traci moc.

Krok 5. Sporządź protokół zdawczo-odbiorczy

Wydaj lokal najemcy i udokumentuj stan mieszkania protokołem. Data tego protokołu wyznacza początek biegu 14-dniowego terminu na zgłoszenie do US.

Co zrobić, gdy najemca nie chce się wyprowadzić

Po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy, jeśli najemca nie opuszcza lokalu dobrowolnie, musisz przejść sformalizowaną procedurę egzekucji.

Żądanie opróżnienia lokalu

Doręcz najemcy pisemne żądanie opróżnienia lokalu z podpisem urzędowo poświadczonym (u notariusza). W żądaniu wskażesz: strony umowy, przyczynę ustania najmu i termin na wyprowadzkę — nie krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia.

Wniosek o nadanie klauzuli wykonalności

Jeśli najemca nie wyprowadzi się w wyznaczonym terminie, złóż do sądu rejonowego wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Dołącz:

Żądanie opróżnienia lokalu z dowodem doręczenia
Dokument potwierdzający Twój tytuł prawny do lokalu (np. odpis z księgi wieczystej)
Potwierdzenie zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego
Dowód uiszczenia opłaty sądowej — 50 zł

Sąd rozpoznaje wniosek na posiedzeniu niejawnym. Choć formalnie ma na to 3 dni, realny czas oczekiwania w dużych miastach to 2–4 miesiące. Po otrzymaniu klauzuli przekazujesz tytuł wykonawczy komornikowi, który przeprowadza eksmisję.

Jeśli interesuje Cię, jakie ślady eksmisji są widoczne (lub niewidoczne) w księdze wieczystej, przeczytaj artykuł o eksmisji a księdze wieczystej.

Lokal zastępczy — pułapki i ryzyko „handlu adresami"

Obowiązek wskazania lokalu zastępczego jest jednym z filarów najmu okazjonalnego, ale też jego najsłabszym ogniwem.

Na rynku działają firmy sprzedające oświadczenia o lokalu zastępczym za 350–500 zł. Formalnie nie jest to nielegalne, ale stwarza poważne ryzyko. Jeśli jeden właściciel „udostępnia" swoje mieszkanie setkom najemców, a potem wycofa zgodę albo lokal przestanie istnieć, komornik nie będzie miał dokąd eksmitować najemcy. Procedura zatrzyma się do czasu wskazania przez gminę pomieszczenia tymczasowego — a to niweczy główną zaletę najmu okazjonalnego.

Wskazówka: Zweryfikuj, czy lokal zastępczy naprawdę istnieje i nadaje się do zamieszkania. Możesz sprawdzić księgę wieczystą nieruchomości po adresie, żeby potwierdzić, kto jest jej właścicielem.

Gdy najemca w trakcie trwania umowy utraci możliwość zamieszkania w lokalu zastępczym, ma 21 dni na wskazanie nowego adresu i dostarczenie nowej zgody właściciela. Jeśli tego nie zrobi, masz prawo wypowiedzieć umowę z zachowaniem co najmniej 7-dniowego okresu wypowiedzenia.

Najczęstsze błędy, które pozbawiają ochrony

Wiele umów najmu okazjonalnego traci swoją moc przez pozornie drobne uchybienia:

Przekroczenie 14-dniowego terminu zgłoszenia do US — umowa automatycznie staje się zwykłym najmem, tracisz prawo do uproszczonej egzekucji
Brak formy pisemnej wypowiedzenia — wypowiedzenie umowy najmu okazjonalnego wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności
Wypowiedzenie umowy bez przyczyny — umowa na czas oznaczony może być wypowiedziana tylko z przyczyn wskazanych w umowie (art. 673 § 3 KC)
Brak uprzedniego wezwania do zapłaty — przed wypowiedzeniem za zaległości musisz wyznaczyć najemcy dodatkowy miesięczny termin na spłatę długu
Brak poświadczenia podpisu pod żądaniem opróżnienia — sąd oddali wniosek o klauzulę wykonalności

Podatki od najmu okazjonalnego

Przychody z najmu prywatnego (w tym okazjonalnego) podlegają opodatkowaniu wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych:

8,5% od przychodu do 100 000 zł rocznie
12,5% od nadwyżki ponad 100 000 zł rocznie

Ryczałt nie pozwala odliczać kosztów uzyskania przychodu — ani amortyzacji, ani remontów, ani odsetek od kredytu hipotecznego. Dlatego precyzyjnie skalkuluj rentowność netto, zanim ustalisz wysokość czynszu.

W praktyce oznacza to, że przy czynszu 3 000 zł miesięcznie (36 000 zł rocznie) zapłacisz 3 060 zł rocznego podatku. Przy czynszu 9 000 zł (108 000 zł rocznie) podatek wyniesie 9 500 zł — 8 500 zł od pierwszego progu i 1 000 zł od nadwyżki. Rozliczenie składasz do 30 kwietnia następnego roku na formularzu PIT-28.

Co dalej? — lista kontrolna dla wynajmującego

Sporządź umowę najmu okazjonalnego w formie pisemnej z pełnymi danymi stron i lokalu
Uzyskaj od najemcy wskazanie lokalu zastępczego i zgodę jego właściciela (najlepiej z notarialnym poświadczeniem podpisu)
Umów wizytę u notariusza — najemca składa oświadczenie o poddaniu się egzekucji
Wydaj lokal najemcy i sporządź protokół zdawczo-odbiorczy
Zgłoś umowę do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od wydania lokalu
Zachowaj UPO lub inny dowód zgłoszenia — będzie potrzebny przy wniosku o klauzulę
Monitoruj ważność lokalu zastępczego — jeśli najemca go utraci, ma 21 dni na wskazanie nowego

Najczęściej zadawane pytania

Czy sama umowa najmu okazjonalnego musi być sporządzona u notariusza?

Nie. Umowa najmu okazjonalnego wymaga jedynie formy pisemnej. Natomiast oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji — które jest obowiązkowym załącznikiem — musi mieć formę aktu notarialnego.

Ile kosztuje akt notarialny do najmu okazjonalnego w 2026 roku?

Maksymalna taksa notarialna to 1/10 płacy minimalnej, czyli 480,60 zł netto. Z VAT-em i wypisami całkowity koszt wynosi ok. 650–750 zł.

Co się stanie, jeśli nie zgłoszę umowy do urzędu skarbowego w terminie?

Umowa automatycznie traci status najmu okazjonalnego i staje się zwykłym najmem. Oświadczenie notarialne traci moc, a odzyskanie lokalu po zakończeniu umowy wymaga standardowego procesu o eksmisję.

Czy najemca traci prawa do lokalu po podpisaniu oświadczenia o poddaniu się egzekucji?

Nie — w trakcie trwania umowy najemca ma pełne prawa do korzystania z lokalu. Oświadczenie upraszcza jedynie procedurę po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy.

Jak sprawdzić nieruchomość przed zawarciem najmu okazjonalnego

Przed podpisaniem umowy warto zweryfikować stan prawny zarówno wynajmowanego lokalu, jak i lokalu zastępczego. Kontrola księgi wieczystej pozwala potwierdzić, kto jest właścicielem i czy nieruchomość nie jest obciążona. W serwisie Pionek.io możesz wyszukać księgę wieczystą po adresie mieszkania i sprawdzić wpisy we wszystkich działach — to szybki sposób na weryfikację danych przed zawarciem umowy.

Podstawy prawne:

Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego — art. 19a–19e
Kodeks postępowania cywilnego — art. 777 § 1 pkt 4
Kodeks cywilny — art. 673 § 3
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej — § 12, § 13

Źródła: